La factura electrónica se regula parcialmente por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, mediante la aprobación del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. El Reglamento establece que la factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, y por lo tanto, debe cumplir los mismos requisitos que las facturas tradicionales (obligación de expedir factura, autenticidad, integridad, legibilidad, plazos, etc.). Asimismo, la expedición de la factura electrónica está condicionada a que su destinatario dé su consentimiento, requisito que establece el artículo 9.2 del RD 1619/2012, de 30 de noviembre.
No obstante, es de especial importancia destacar que, con fecha de 22 de marzo de 2023, ha acabado el plazo de la consulta pública previa sobre el proyecto de Real Decreto, por el que se desarrolla la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas en lo referido a la factura electrónica entre empresas y profesionales.
Por todo ello, cabe tener en cuenta que la información que se proporciona en el presente documento es orientativa:
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REQUISITO DE LA FACTURA |
CASO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA |
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Legibilidad de la factura |
La facilita el programa informático que la crea o recibe. |
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Autenticidad del origen de la factura (garantía de la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura) |
Se pueden garantizar mediante: - Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido. - Intercambio electrónico de datos (EDI) - Otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma. - Controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta. |
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Integridad del contenido de la factura (garantía de que el contenido no ha sido modificado) |
Tipos de facturas electrónicas
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TIPO |
DESCRIPCIÓN |
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Factura en formato estructurado |
Contiene datos y puede ser generada automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. (Por ejemplo, programas como XML (UBL o Facturae), EDIFACT). |
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Factura en formato no estructurado |
Se trata de una imagen, y por lo tanto deben de ser introducidas en los sistemas informáticos de manera manual o mediante un proceso que no está completamente automatizado, como por ejemplo reconocimiento óptico de caracteres (OCR). En este tipo entrarían a considerarse las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF. |
No obstante, la normativa establecida por la Ley crea y crece (Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas), establece que el uso de la factura electrónica pasará a ser obligatorio en operaciones entre empresarios y profesionales. Ello comporta, que las facturas emitidas o recibidas en papel o PDF no serán admitidas como facturas electrónicas.
Empresas y autónomos obligados al cumplimiento
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FACTURACIÓN DE EMPRESAS / AUTÓNOMOS |
PLAZO DE ENTRADA DE LA OBLIGACIÓN |
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Empresas y autónomos que tengan una facturación anual de más de 8 millones de euros anuales |
Plazo de 1 año para adecuar los sistemas y procedimientos a partir de la fecha de publicación del desarrollo reglamentario. |
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Empresas y autónomos que tengan una facturación inferior de 8 millones de euros anuales |
Plazo de 2 años para adecuar los sistemas y procedimientos a partir de la fecha de publicación del desarrollo reglamentario. |
Asimismo, en caso de incumplimiento de la normativa se establece por el artículo 12.9 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre que se podrá obtener una multa de hasta 10.000 euros.
Para que una factura electrónica sea considerada como válida debe cumplir los siguientes requisitos:
- Las empresas deberán contar con un programa de facturación electrónica para recibir y emitir
- Necesario contar con firma electrónica y firmar todas las facturas con el certificado electrónico.
- El contenido de la factura electrónica deberá ser el mismo que el de una factura
- Todas las empresas y autónomos deberán facilitar el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios. Los destinatarios deberán poder leer, copia, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita. Este acceso deberá mantenerse al menos 4 años.
- Cumplir con los requisitos concretos que se aprobarán en el Reglamento de Facturación Electrónica, que actualmente se encuentra en proceso de elaboración.
